Hiện nay, rất nhiều du khách muốn đặt riêng các dịch vụ như vé máy bay, phòng khách sạn, ô tô, vé tham quan, tour ghép tại điểm đến để chuyến đi được như ý muốn nhất. Vietwings Travel rất vui được đồng hành cùng nhiều khách hàng với dịch vụ đặt phòng khách sạn những năm qua. Vietwings Travel xin chia sẻ 9 mẹo đặt phòng khách sạn hiệu quả:
1. Xác định rõ nhu cầu. Để có thể tự đặt phòng với các khách sạn hay đặt qua đại lý gồm đại lý online, bạn nên xác định rõ mong muốn của mình về khách sạn cho chuyến đi, chẳng hạn: số sao hoặc số tiền, có thích ăn sáng buffet tại khách sạn không, khách sạn hay resort có không gian sinh thái và rộng rãi, hay kiểu homestay, gần trung tâm thành phố hay gần điểm tham quan: chẳng hạn gần biển, view phố, view núi… thích ở phòng đôi giường đôi hay phòng đôi giường đơn, hay thích ở phòng 3, phòng 4, phòng gia đình, hoặc phòng lớn có các buồng ngủ thông nhau… Có những thông tin chi tiết trên bạn sẽ được khách sạn hoặc đại lý đặt phòng tư vấn chọn lựa khách sạn phù hợp nhu cầu và hiệu quả chi phí nhất.
2. Luôn đặt trước và sớm. Không có giá chót cho phòng khách sạn như tour giờ chót, giá vé giờ chót… vì luôn có một lượng khách sẽ đặt phòng trực tiếp tại khách sạn vào ngày nhận phòng nên những phòng cuối cùng khách sạn sẽ bán cho đối tượng khách này với giá luôn cao hơn bất kỳ hình thức đặt phòng nào. Một số khách sạn có giá ưu đãi cho khách đặt sớm. Hơn nữa, hầu hết các khách sạn đều phân chia thành các hạng phòng: Tiêu chuẩn (Standard), Deluxe, Vip… theo đó loại khởi điểm sẽ có giá khởi điểm. Vì vậy, nếu đặt sớm bạn sẽ đặt được loại phòng có giá khởi điểm, nhất là khi đặt nhiều phòng hoặc vào mùa/ ngày cao điểm.
3. Lúc nào giá phòng rẻ? Giá phòng khách sạn thay đổi theo mùa, giữa tuần và cuối tuần. Đến hơn 90% khách sạn có giá theo mùa và theo mùa. Mùa thấp điểm theo xác định của mỗi khách sạn là khác nhau, nhưng phổ biến nhất là từ tháng 9 đến tháng 4 năm sau, còn lại là mùa cao điểm, đỉnh điểm là các dịp lễ, tết. Giá thường thấp vào mùa thấp điểm và ngược lại. Ngoài ra, một số khách sạn còn phân chia giá giữa tuần và cuối tuần, theo đó giá cuối tuần luôn cao hơn giữa tuần. Việc xác định ngày nào là cuối tuần cũng tùy thuộc mỗi khách sạn: Có khách sạn là thứ 7, chủ nhật, có khách sạn là ba ngày: thứ 6, thứ 7, chủ nhật…
4. Hãy yêu cầu thông tin cơ cấu dịch vụ trong giá phòng. Giá phòng được tính theo đêm và loại phòng. Một đêm được tính theo thông lệ quốc tế là nhận phòng 14 giờ, trả phòng 12 giờ. Giờ nhận và trả phòng này cũng dao động tùy khách sạn mà có thể là nhận phòng 13 giờ trả phòng 11 giờ hoặc trước 12 giờ, có nơi nhận phòng là 15 giờ… Theo đó, nhận phòng sớm, trả phòng muộn sẽ phải trả thêm phí, phí có thể lên đến 100% ngay cả khi bạn chưa ở qua đêm. Bạn nên yêu cầu thông tin này trong xác nhận đặt phòng nếu có nhu cầu. Bạn cũng cần nắm rõ trong giá phòng gồm những mục gì, chẳng hạn: thuế, phí, ăn sáng, sử dụng bãi tắm, hồ bơi, có đón tiễn sân bay miễn phí không, các dịch vụ gia tăng khác… Thông thường khách sạn 3 sao trở lên giá đã gồm ăn sáng buffet và thuế, phí cho số người tiêu chuẩn tương ứng của mỗi loại phòng, trong khi khách sạn 2 sao trở xuống thường khách phải trả thêm phí ăn sáng và ăn sáng không phải buffet hoặc có khách sạn không có dịch vụ ăn sáng, giá có thuế và chưa thuế vat là khác nhau…
5. Cách đặt phòng hiệu quả trong dịp lễ, tết. Không những cần đặt sớm mà bạn cần phân biệt những khách sạn nào có chính sách giá và phụ thu ổn định, hợp lý vì có rất nhiều khách sạn tự ý tăng giá rất cao trong dịp này. Thông thường những khách sạn 3, 4, 5 sao chuyên nghiệp sẽ có chính sách phụ thu những ngày lễ, tết nhất quán, rõ ràng trong chính sách, trong hợp đồng với các đại lý, còn các khách sạn không chuyên nghiệp thường tự ý tăng giá rất cao. Đặt khách sạn 2 sao và một số khách sạn 3 sao dịp lễ, tết giá có thể tương đương hoặc cao hơn khách sạn 4, 5 sao trong khi dịch vụ lại không đảm bảo.
6. Trẻ em được miễn phí như thế nào? Thông thường miễn phí cho trẻ dưới 6 tuổi nhưng quy định này khác nhau ở mỗi khách sạn. Có nơi chỉ miễn phí cho trẻ dưới 5 tuổi, có nơi là dưới 11, hoặc chỉ miễn phí 1 trẻ em/ phòng đôi… Thường số trẻ em trong độ tuổi miễn phí được giới hạn là 2 cho mỗi phòng đôi 2 người lớn.
7. Nắm rõ điều kiện đặt cọc, thanh toán, hủy, thay đổi chi tiết đặt phòng. Để chắc chắn khách sạn sẽ giữ phòng, bạn nên đặt cọc trước một phần tiền theo yêu cầu của khách sạn. Có một số khách sạn không yêu cầu đặt cọc nhưng để chắc chắn không xảy ra trục trặc gì, nhất là vào mùa/ ngày cao điểm hoặc số phòng nhiều bạn nên đặt cọc cho khách sạn hoặc đại lý. Giá phòng khách sạn cũng khác nhau với các điều kiện của booking, chẳng hạn giá phòng khuyến mãi hoặc voucher sẽ kèm điều kiện không hoàn hủy, không thay đổi: không đổi ngày, loại phòng, tăng giảm số lượng phòng. Ngược lại, có những đặt phòng rất linh động về hoàn hủy và thay đổi. Nếu không chắc lắm về kế hoạch, bạn nên cân nhắc kỹ điều kiện này.
8. Có thể đặt một phòng ở bao nhiêu người tùy thích? Câu trả lời là không thể, vì mỗi loại phòng được thiết kế cho số lượng người ở nhất định và để đảm bảo tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn. Chẳng hạn, phòng đôi là dành cho cặp đôi với một giường cỡ King (1.8m, 2m, 2,2mx2m), hay một giường cỡ queen (1.6mx2m) hoặc hai giường đơn 1.1-1.4m cho hai khách người lớn muốn ngủ mỗi người một giường. Trẻ em miễn phí hoặc trẻ em có phụ thu có thể ở chung người lớn trong phòng này nhưng sẽ bị giới hạn 1 hoặc 2 trẻ/ phòng tùy khách sạn. Nếu người lớn (thường được quy định từ 12 tuổi trở lên) muốn ở chung phòng đôi sẽ phải kê thêm giường phụ, tuy cũng có số ít khách sạn linh động cho ngủ chung không giường phụ nhưng có thu phí. Phí trả thêm cho giường phụ sẽ tương đương hoặc thấp hơn 50% giá của phòng được kê giường phụ một chút. Do vậy, bạn có thể cân nhắc đặt phòng triple (phòng cho ba người lớn) trong trường hợp này thay vì kê giường phụ vì phòng mặc định cho ba người lớn sẽ rộng hơn và có những phòng đôi không thể kê thêm giường phụ. Thường khách sạn không kiểm soát chi tiết danh sách khách từng phòng nhưng sẽ kiểm soát cơ cấu giường/ phòng tiêu chuẩn trên tổng số người của nhóm/ đoàn của bạn. Nếu muốn đông người ở chung một phòng cho vui vẻ, bạn có thể đặt home stay, có căn chứa được 10-20 người.
9. Đặt phòng cách nào giá tốt nhất? Các khách sạn đều ưu đãi bán phòng qua các đại lý là các công ty du lịch, bao gồm cả các công ty chuyên bán phòng online. Giá, cơ cấu dịch vụ, điều kiện thanh toán, hủy, đổi đối với đại lý luôn tốt hơn khách sạn bán trực tiếp cho khách lẻ. Các đại lý muốn giữ khách và được giới thiệu thêm khách thường bán phòng với giá thấp hơn giá khách sạn bán cho khách lẻ cộng thêm dịch vụ tư vấn, hỗ trợ hậu mãi miễn phí nên trào lưu hiện nay là đặt phòng qua các đại lý. Nếu bạn nhờ người địa phương đặt phòng nhưng họ không phải đại lý du lịch thì giá và các điều kiện chưa chắc đã tốt như đặt qua đại lý. Các đại lý thậm chí còn hiểu được sở thích về phòng khách sạn của bạn nếu bạn thường xuyên đặt phòng qua công ty họ.
Với 9 bí quyết trên đây chắc hẳn bạn sẽ lựa chọn được khách sạn hiệu quả nhất cho chuyến đi của mình rồi chứ? Vietwings Travel chúc bạn có nhiều trải nghiệm đáng nhớ với dịch vụ phòng khách sạn trong mỗi chuyến đi.
